Peu de chose m’agace autant que de devoir participer à des réunions qui ne servent à rien… En tant que chef de projet digital, j’ai de multiples échéances à respecter chaque jour, ce qui signifie que passer du temps hors de mon bureau ou en conférence téléphonique pour des discussions non productives, non pertinentes ou inutilement longues me fait stresser et me frustre – émotions dont je pourrais bien me passer ! (Et ne me parlez pas non plus des réunions dont le sujet aurait pu se régler par e-mail !).

Je suis prête à parier que, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, vous ressentez la même chose. Tout comme faire la conversation à des inconnus, aller à des événements pour développer son réseau, de nombreuses personnes n’aiment pas passer du temps en réunions. Une enquête récente a révélé que chaque employé gaspillerait en moyenne près de 13 jours de travail par an dans des réunions improductives ! D’autres recherches avancent même que près de la moitié des professionnels pensent que la plupart des réunions auxquelles ils assistent sont une perte de temps. 

Rares sont donc ceux qui ne pensent pas que la culture de la “réunionite aiguë” dans leur entreprise ne puisse être améliorée…

Pour réduire le nombre de mauvaises réunions auxquelles nous devons assister, il est important de savoir ce qui fait une bonne réunion. Et c’est exactement ce qu’une équipe de psychologues américains a récemment entrepris de découvrir. Leurs conclusions ont été publiées dans « Current Directions in Psychological Science”, la revue de “l’Association pour les sciences psychologiques”.

Des chercheurs de l’Université du Nebraska à Omaha et de l’université de Clemson en Caroline du Sud ont rassemblé les résultats de près de 200 études scientifiques sur les réunions de travail, afin de dresser une liste de recommandations pour les rendre utiles et efficaces ! 

« Les réunions sont généralement mauvaises, mais la science des réunions nous montre qu’il existe des moyens concrets de les améliorer », déclare Joseph Allen, professeur associé en psychologie industrielle et organisationnelle à l’université du Nebraska à Omaha.

« Les organisateurs pourraient davantage planifier leur réunion, commencer à l’heure et encourager un environnement de partage bienveillant pendant leur réunion. Les participants pourraient, eux, venir préparés, être à l’heure et participer ».

Parce que personne n’aime les réunions inutiles…

Voici les recommandations des chercheurs, approuvées par la science, pour organiser et mener de bonnes réunions !

AVANT LA RÉUNION

Évaluer les besoins actuels.

Les réunions doivent avoir un objectif clair. Si elles ne sont pas destinées à résoudre un problème, à prendre une décision ou à discuter d’un sujet important, elles ne devraient pas être organisées du tout. Il n’est pas utile de faire des réunions pour partager des informations quotidiennes et non urgentes.

 

Envoyer un ordre du jour. 

Ceci permet de s’assurer que tout le monde comprend l’objectif de la réunion avant qu’elle n’ait lieu, et permet aux gens de se préparer si nécessaire.

 

Invitez les bonnes personnes. 

Si vous organisez une réunion, réfléchissez bien à son objectif. N’invitez que les personnes qui peuvent vous aider à atteindre cet objectif.  

 

PENDANT LA RÉUNION

Encourager la participation.

Les chercheurs ont constaté que les managers les plus performants utilisaient les réunions pour fixer des objectifs, aider leur équipe à comprendre les problèmes au travail et solliciter les réactions de leurs collègues sur ceux-ci.

 

Faites place à l’humour. 

Les réunions n’ont pas besoin d’être tristes et guindées. Les recherches montrent que la création d’un environnement détendu dans lequel les professionnels se sentent capables de rire ensemble peut stimuler des comportements positifs en réunion et encourager la participation et la résolution des problèmes. En retour, ces comportements positifs en réunions renforcent les performances de l’équipe.

 

Modérer les plaintes. 

Si vous êtes chargé de mener une réunion, ne laissez pas les gens commencer à se plaindre en début de réunion. Cela peut rapidement donner aux participants un sentiment de désespoir et de frustration… Essayez plutôt de rester positifs et pratiques.

 

Veillez à ne pas vous éparpiller

Nous sommes tous passés par là : vous êtes en réunion, quelqu’un évoque l’émission de télévision d’hier soir ou un truc cool que fait une entreprise concurrente, et soudain l’ordre du jour tombe à l’eau. Bien qu’il soit agréable de discuter avec ses collègues, il est important que les managers soient garants de l’ordre du jour afin que les réunions restent productives !   

 

APRES LA RÉUNION

Partagez le compte-rendu. 

Le compte-rendu permet à chacun d’y retrouver les décisions qui ont été prises lors de la réunion, d’y retrouver le plan d’action pour les prochains jours et d’avoir un aperçu des rôles et responsabilités de chacun. Les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion doivent également être mises en copie de ce compte-rendu.

 

Demandez un feedback

Si vous organisez une réunion, demandez toujours aux participants de vous faire un retour après celle-ci. Ont-ils pensé que l’ordre du jour était clair ? Que le contenu était utile ? Ces feedbacks seront votre meilleur outil pour améliorer la qualité de vos prochaines réunions.

 

Regardez vers l’avenir. 

Si vous souhaitez continuer à améliorer l’efficacité de vos réunions, réfléchissez aux résultats à court et moyen terme que vous souhaiteriez atteindre. Qu’allez vous faire lors de votre prochaine réunion pour que celle-ci vous rapproche de vos objectifs ?

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